Höfliche Email

Freundliche E-Mail

Er ist höflich und respektvoll. Besser zu formell und höflich als zu wenig. eMail-Knigge: Höflich, kurz und immer verbindlich.

E-Mail Knigge - E-Mails ins Ausland verfassen

Fragen Sie kurz in Buenos Aires oder schicken Sie eine Bestellung nach China: E-Mail ist zu einem integralen Bestandteil des weltweiten Arbeitsumfeldes geworden. Wie formell die Engländer oft zu sein erscheinen, so formlos sind sie auch oft per e-Mail. Wenn der erste Brief ringsum noch ehrfürchtig ist, bleiben Höflichkeit wie Begrüßung und formeller Abschied rasch auf der Strecke.

Schon bei der zweiten E-Mail genügt in der Regel der erste Name als Zitat. In der täglichen Praxis scheinen E-Mails das ungezwungene Gespräch und nicht die formalen Briefe zu verdrängen. Bemerkenswert ist, dass US-Partner einen weniger entspannten Style haben als ihre englischen Gegenstücke. E-Mail sollte kurz und bündig sein. Die Verständigung ist nach einer recht formalen Einführung rasch rationalisiert, indianische E-Mails sind linguistisch fließend, aber gerade.

Allerdings wird von den Behörden und hochrangigen Kontakten ein sehr höflicher Umgang erwartet - die hierarchie ist in Indien stärker ausgeprägt als in Europa. Der Style kann von oben nach unten recht rau werden. Solche E-Mails werden am besten freundlich geantwortet, jedoch mit einem mehr oder weniger verborgenen Verweis auf die äquivalente Stellung des Senders.

In Europa ist unser Anrainerland wohl das erste, in dem E-Mail nicht E-Mail genannt wird, sondern Kurier-Electronique ( "Courrier éléctronique", kurz: Courriel) - jedenfalls wenn es um staatliche Anforderungen geht. Andernfalls ist der Kommunikationsstil dem englischen angenehm ähnlich: Obwohl man nicht so viel Zeit in der E-Mail mit den aufwändigen Abschiedsworten verbringt wie im geschriebenen, wird sicherlich ein generell freundlicher und nicht zu kürzerer Kommunikationsstil beibehalten.

Insbesondere bei neuen Ansprechpartnern ist es daher ratsam, diese etwas formeller zu gestalten. In Japan ist Freundlichkeit unerlässlich, sei es bei der Korrespondenz per Post oder E-Mail. Noch mehr als in Deutschland ist die richtige Begrüßung mit Titeln ebenso wichtig wie eine individuelle und detaillierte Abschlussformel.

Weil die meisten Deutsche im E-Mail-Kontakt auf Deutsch sind, befolgt man am besten die Vorschriften für einen formalen englischsprachigen Schreiben. Obwohl E-Mails auf internationalem Niveau in der Regel durch einen eher prägnanten Sprachstil gekennzeichnet sind, sollten japanische Empfänger in ihren Hinweisen und ihrer kritischen Haltung höflich sein.

Die erste Kontaktaufnahme per E-Mail sollte die Anfrage prägnant, aber klar machen - es ist schwierig zu beurteilen, ob ein Student aus Shanghai mit einem MBA oder ein Ländermitarbeiter am Empfangscomputer Platz nimmt. Auch wenn große Firmen in der Regel sehr rasch reagieren, kann es vorkommen, dass der Sender umsonst auf eine Rückmeldung warte.

Hierbei ist eine zweite E-Mail hilfreich. In China sind die persönlichen Beziehungen außerordentlich bedeutsam, ausländische Nachfragen sind für den asiatischen Empfänger schwierig zu beurteilen. Der Text ist kurz und prägnant, teilweise auch ohne Gruß und Abschied, was nicht notwendigerweise als grob bezeichnet werden soll, aber eine gewisse Effektivität beweist: Der Sender hatte es vermutlich eilig.

"Gestaltlos " ist der verschönerte Satz für den russische E-Mail-Stil: Begrüßung, Abschlussformel, wunderschöne Sätze sind ein zusätzliches Werk, auf das man aus russischer Sicht oft verzichtet. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Formalitäten erfüllt werden, ist umso größer, je mehr Kontakte zu fremden Handelspartnern bestehen. In der Region des Mittleren Ostens sind Fragen des Stils zunächst von untergeordneter Bedeutung, da E-Mails nicht die erste Adresse sind, wenn es um den ersten Kontaktaufnahme geht.

Die Geschäftskontakte in der arabiatischen Welt sind äußerst personenbezogen, daher werden oft nicht einmal Fragen von unbekannten Seiten bearbeitet. Auch wenn es bereits einen persönlichen Kontakt gibt, z.B. nachdem man sich während einer Messe zum ersten Mal kennengelernt hat, sind die persönlichen Terminvereinbarungen oder wenigstens telefonische Rückfragen viel aussichtsreicher. Natürlich gibt es auch in den asiatischen Ländern eigene Präferenzen, so dass für ausländische Geschäftskunden auch E-Mails abrufbar sind.

Alles in allem ist der Klang in diesem Fall recht knapp: E-Mails sind für eine schnelle Verständigung bestimmt, so dass niemand mit vielen leeren Phrasen zurückgelassen wird. Nach der Kontaktaufnahme werden die zunächst sehr formalen Texten rasch in das Gegenüber verlagert: Die starren Einleitungssätze und Abschlussformeln werden zu "Küssen" und "Umarmungen" und der Style wird kollegial-privat.

Bei der ersten Kontaktaufnahme und Rückfragen bei den Behörden ist es ratsam, etwas weiter in den höflichen Kasten der Phrasen einzudringen und einen wertschätzenden Umgang zu erproben.