Geschäftsbriefe Formulieren

Formulierung von Geschäftsbriefen

Praktische Hinweise Auch wenn E-Mail zu einem festen Bestandteil der Unternehmenswelt geworden ist, sind Geschäftsbriefe immer noch ein bedeutendes Mittel zur Kundenbetreuung. Wenn Sie sich also hier über spezifische Fragestellungen informieren können, gibt es beim Formulieren von Geschäftsschreiben viele unbeantwortete Fragen: Was ist der beste Weg, um den Adressaten anzusprechen? Welche sind die wichtigsten Einstellschrauben für einen exemplarisch ausgearbeiteten Brief? Gruß und Abschlussformel, aber auch die Subjektlinie, sind entscheidend, um den Betrachter zu überzeugen. Am besten ist es, das "Thema" wegzulassen und Ihr Anliegen in einem ganzen Spruch auf den Punkt genau zu formulieren.

Eine Ansprache wie "Sehr geehrter Mr. XY" suggeriert zwar gute Manieren, scheint aber immer noch aus der Zeit geraten zu sein.

Auch eine " respektvolle " Abschlussformel erscheint deutlich antik. Darüber hinaus hat eine abschließende Formel, die einen unmittelbaren Hinweis auf die eigene Industrie gibt, ihren eigenen Zauber. Beispielsweise könnte sich ein Tourismusanbieter mit dem Satz "mit schönen Grüßen" von Ihnen trennen. Eine Geschäftsidee sollte sich immer auf den Kunden konzentrieren. Anstelle von "Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren" empfehlen wir "Wir würden uns über Ihre Kontaktaufnahme gerne informieren!

Wer Geschäftsbriefe formulieren will, sollte auch verschachtelte Sätze meiden, die schwierig zu ergründen sind. Wie in der Werbebranche sind es in geschäftlichen Briefen die kleinen Dinge, die aus linguistischer Sicht einen großen Einfluss haben. Passiv formulierte Substantive ("Das Präparat wird viele Veränderungen bewirken."), modale Verben ("Die Lösungen können Ihnen helfen.") oder der Subjunktiv ("Ihre Antworten würden uns gefallen.") schaffen Abstände.

Wirkungsvolle Rezepturen und Verdrängungen statt Substantive ("Das Präparat ändert sich stark"), die Vermeidbarkeit unspezifischer Angaben im Subjunktiv ("Die Problemlösung ist hilfreich für Sie") und der Indikator ("Wir erwarten Ihre Antwort") haben eine gute Signalwirkung: So wird Ihre Kunden- und Problemlösungsorientierung gekonnt in den Mittelpunkt gestellt. Und wer möchte einen Firmenbrief bekommen, der besagt, dass man mit Leerzeichen versehen ist?

Natürlich ist es richtig, dass insbesondere Geschäftsbriefe durch eine sehr konventionelle Formulierung gekennzeichnet sind. Auch wenn die Anforderungen an einen Business Letter klar und absolut zu erfuellen sind, gibt es doch einen gewissen Handlungsspielraum. "Wir beantworten Ihnen gern alle Ihre offenen Punkte. Zugleich sieht der Datensatz aber auch ein wenig aus wie ein eingefügter Klartext.

Nehmen Sie doch gleich einen klaren Hinweis auf Ihr eigenes Erzeugnis. Schon ein kurzer Hinweis auf Ihren Ansprechpartner (z.B. "unser IT-Team in Köln") hat eine viel persönlichere Wirkung. Vor allem ist es von Bedeutung, dass jeder Wortlaut in einem geschäftlichen Brief zielgerichtet ist.

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