Geschäftsbrief Form

Formular für Geschäftsbriefe

Es sind zwei Varianten für die Vorlage möglich: Formular A und Formular B. Messung des Geschäftsbriefes Formular B. Hier können Sie einen Musterbriefkopf nach Formular B mit Informationsblock herunterladen. Firmenbrief (blauer Rahmen und Steigung) Wort.

Musterbrief: Geschäftsbriefvorlage nach DIN 5008 Form der Form DIN A3 und DIN 5008 Form A2 und DIN 5008 Form A2 mit Referenzzeile

Dieser Beitrag beschäftigt sich heute mit den ersten beiden Musterbriefen nach DFÜ 5008, die nun im Download-Bereich zur Auswahl stehen. Wie der Titel schon sagt, ist dies der Geschäftsbrief nach DFÜ 5008 mit Referenzzeichenzeile. Bei den Abmessungen und Margen wird auf die aktuelle Norm EN 5008 (Stand März 2011) zurückgegriffen.

In den beiden Musterbuchstaben habe ich mich bemüht, die Anforderungen der Norm 5008 so genau wie möglich zu erfüllen, obwohl die Richtlinien der Norm zum Teil die Möglichkeit vorsehen, dass Zahlen abgerundet werden können. Weitere Angaben zu den Briefkomponenten, deren Lage und Aufbereitung finden Sie in den Einzelartikeln zur Norm 5008 in diesem Buch. Die Templates konnte ich aus produktionstechnischen GrÃ?nden nur als Doc-Dokument aufladen.

Nach dem Herunterladen der Templates in Microsoft Outlook können Sie diese als Punktvorlage einfügen. Falls Sie die Templates der Business Letters akzeptieren, sollten Sie alle Musterdaten und Mustertexte vorsichtig entfernen und durch Ihre eigenen Daten auffüllen. Wir weisen darauf hin, dass die Beispielbriefe als Word-Vorlagen abspeichert werden. Die beiden Templates benutzen die Referenzzeichenzeile.

In Kürze werde ich auch Muster-Briefversionen mit Falt- und Stanzmarken für diese Templates hochladen. In Kürze werden auch Business Letters mit einem Infoblock nach DIN 5008 als Muster zur Verfügung gestellt. Selbst wenn Sie die Formulardarstellung von Formular B oder Formular B vorziehen, ist es sinnvoll, einen Blick auf die andere Variante zu werfen, da für den Anlagenschein und den Verteilerschein verschiedene Optionen gewählt wurden.

Die Musterbriefvorlagen habe ich aus Kompatibilitätsgründen mit Word 2003 erzeugt. Sie können die Templates unter den nachfolgenden Verknüpfungen nachlesen.

Der neue DIN-Standard: Wie man einen modernen Geschäftsbrief schreibt

Das Deutsche Standardisierungsinstitut (DIN) hat die Norm 5008 entwickelt, die beispielsweise regelt, wie ein modernes Geschäftsbrief aussieht. Mit der neuesten Version ist seit Anfang des Jahres die Norm EN 5008:2011 verfügbar, die den Inhalt der EN 676 in die EN 5008 einbezieht.

Für geschäftliche Briefe stehen Ihnen nach der Norm 5008:2011 zwei unterschiedliche Formulare zur Verfügung: Für beide Formulare können Sie zwischen einem Infoblock oder einer Referenzzeichenzeile mit Kommunikationsleitung nachfragen. In der neuen Norm EN 5008:2011 ist das Eingabefeld für den Briefbogen in zwei Varianten verfügbar: Formular B oder Formular B. Im Formular B steht für den Briefbogen ein über die ganze Breite des Blattes reichendes, 27 Millimeter hohes Halbfeld zur Verfüg.

Bei Form B ist der Briefbogen größer: Er gibt Ihnen auch über die ganze Breite des Blechs und eine Gesamthöhe von 45 Millimetern Raum. Nähere Informationen zum Sender finden Sie nicht im Briefbogen, sondern im Infoblock (mehr dazu unter Ziffer 6) oder in der Kommunikationslinie (mehr dazu unter Ziffer 8) und in den Geschäftsinformationen (mehr dazu unter Ziffer 24).

Weiterführende Informationen wie z. B. Telefonnummer, Handynummer, Telefax, E-Mail können nachvollzogen werden oder sind in einem separaten Infoblock zu finden. Unmittelbar unter dem Briefkopf finden Sie das Eingabefeld für die Rücksendeinformationen. Selbst wenn es so aussieht, als ob es zum Adressfeld gehört, ist es das streng genommen nicht. In vielen Übersichten der Norm 5008:2011 im Netz wird das Adressfeld als Dreiergruppe aus Postrücksendeinformationen, Zusatz- und Hinweiszone und Adresszone dargestellt.

Die DIN 5008:2011 benennt die Rücksendeinformationen als eigenständiges Merkmal unter dem Briefbogen und über dem Adressfeld und kombiniert nur den Zusatz- und Anmerkungsbereich sowie den Adressbereich in das Adressfeld für die Adresse des Adressaten. Das Rücksendeformular befindet sich unter dem Briefbogen, so dass es noch im Kuvertfenster sichtbar ist.

Er besteht aus einer Linie und befindet sich 20 Millimeter vom rechten Flügelrand entfernt. Es ist nicht erforderlich, ein zusätzliches Eingabefeld für die Rückgabeinformationen oder das Adressfeld anzulegen. Bei der Postrücksendung steht Ihnen eine Größe von 5 x 85 Millimetern zur Verfüg. Die DIN-Norm schlägt eine Schrifthöhe von 8 Punkten vor. Wenn Firmenname und Adresse für die Zeilen der Rückgabeinformationen zu lang sind, können Sie sie verkürzen oder in Ausnahmefällen die Zeichengröße 6 Punkte wählen.

Sie können die Details der Postrücksendung auch zu einer Gruppe mit der Zusatz- und Notizzone kombinieren. Sie haben dann eine Gesamtzahl von fünf Linien in Schriftgrad 8 über der Adresse. Benutzen Sie eine Postanschrift, aber keine Ergänzungen oder Aufschriften. Dadurch sind zwischen den Rückgabeinformationen und der Adresse drei Leerzeilen vorhanden.

Wenn Sie nicht den zusammengefassten Bereich bestehend aus Postrücksendung, Zusatz- und Hinweiszone und Adresszone wählen: Geben Sie dann die fünf Linien für Zusatz- und Hinweiszone mit Rücksendeinformationen von unten an. Ohne Zusatzinformationen werden hier die Rückgabeinformationen (in 8-Punkt-Schriftgröße) unmittelbar in der Linie über der Adresse (in 12-Punkt-Schriftgröße) angezeigt.

Die Felder für die Adresse des Adressaten sind nach unten mit den Feldern für die Postrücksendeanzeige zu verbinden. Sie gliedert sich in die Zusatz- und Notenzone sowie die Adresszone. Der Raum für die Adresse des Adressaten muss 40 x 85 Millimeter groß sein und 20 Millimeter vom rechten Rand des Blattes entfernt beginnen.

Wie bei den Rücksendeinformationen geht der Schriftzug von der Ausrichtungslinie bei 25 Millimetern aus. Sie umfasst neun Zeilen: drei für den Zusatz- und Beschriftungsbereich und sechs für den Adressbereich. Sämtliche Informationen innerhalb des Eingabefeldes für die Adresse des Adressaten (d.h. Ergänzungen, Anmerkungen und die Adresse) werden als "Beschriftung" oder "Inschrift" bez.

Für die Adresse des Adressaten gilt nun folgende Regel: Bei Adressen großer Empfänger darf kein Briefkasten, keine Strasse oder Telefonnummer angegeben werden (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 15). Sie können Bezirksnamen in die Spalte über den Liefer- oder Abholinformationen eintragen ("* Download DIN 5008_2011 Beispiel 10"). Für Untermieter ist der Name des Mieters über den Name des Wohnungseigentümers zu setzen (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 13).

Einzelunternehmer, die im Firmenbuch eingetragen sind, werden mit dem Nachtrag e. K. oder e. Abk. oder kfk. oder Kfm. versehen (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 10). Kehren Sie mit einer neuen Adresse zurück, wenn Sie umziehen! Nach DIN 5008:2011 zählt der zusätzliche und Anmerkungsbereich zum Adressbereich des Adressaten. Es ist am unteren Rand mit dem Eingabefeld für die Postrücksendung verbunden.

Wie bereits in Abschnitt 2 (Postalische Rückgabeinformationen) erläutert, sind hier zwei Ausführungen verfügbar: Beschriftung der Zusatz- und Anmerkungszone, so dass keine leere Zeile zwischen ihr und dem nachfolgenden Adressbereich darunter liegt.

Das heißt, die Zusatz- und Beschriftungszone wird von oben nach unten durchlaufen. Wenn Sie keine Notizen oder Vorabentscheidungen haben, sind die drei Linien inaktiv. Wenn Sie eine Note nur in einer Linie einfügen, sind die beiden obersten Linien inaktiv. Die Bestellbezeichnungen des Senders können auch in die Zusatz- und Hinweiszone einbezogen werden (* Download DIN 5008_2011 Beispiel 14).

Falls Sie in der Zusatz- und Notizzone mehr Raum als die drei vorgegebenen Linien brauchen, können Sie auch die Linien für die Adresse ausnutzen. Wenn Ihnen das nicht ausreicht, können Sie die Größe der Schrift verkleinern, aber nicht unter 8 Punkte. Für Schrifthöhen unter 10 Punkten ohne Serifen wie z. B. Aral oder Hevetica verwendet man Serifenlos.

Die Interpunktionszeichen - zum Beispiel ein Ausrufezeichen - können in diesem Bereich am Ende einer Linie erscheinen. Im Adressbereich sind sechs Leitungen verfügbar. Es gibt auch keine leere Linie zwischen der Zusatz- und Notenzone und der Adresszone. Im Adressbereich erscheinen Interpunktionszeichen - z.B. ein Punktstrahl - nur innerhalb der Adresse, nicht aber am Ende einer Zunge.

In der neuen Norm 5008:2011 wird die Variante eines Geschäftsbriefs mit Infoblock gegenüber einer Referenzzeichenzeile bevorzugt. Allerdings ist die Referenzzeichenzeile noch möglich (siehe Pkt. 7). Die Empfehlung für den Infoblock besteht darin, dass ein breites Spektrum an Informationen übersichtlich dargestellt werden kann. Benutzen Sie für den Infoblock ein Eingabefeld, das sich auf der rechten Seite des Feldes für die Adresse des Adressaten befindet.

Selbst wenn Sie das Adressfeld für die Empfängeradresse mit integrierten Rücksendeinformationen akzeptieren, wird der Infoblock auf der rechten Seite eine Reihe darunter beginnen. Die Informationsblöcke enthalten Schlüsselwörter, Referenzzeichen und Kommunikationsoptionen. Lasse eine Leerzeile zwischen den Referenzzeichen und dem Schlüsselwort "Name". Abhängig vom Anlass können Sie den Infoblock auch einzeln entwerfen, auf Hinweisschilder verzichten und statt dessen eine andere Form von Keyword wie "Ihr Ansprechpartner" oder "Abteilung" eingeben.

Sie können hier Informationen wie die E-Mail-Adresse in einer geringeren Schrifthöhe, aber zumindest in 8 Punkten ausgeben. Andernfalls bewahren Sie alle Details im Infoblock in der gleichen Schriftart und -größe wie das Bewerbungsschreiben auf. Wenn Sie sich für einen individuellen Infoblock entschieden haben, sollten die Informationen nach DIN 5008:2011 auf einer imaginären Fluchtleitung stehen.

Aber auch hier rät die DLR zur Verwendung der gleichen Schrift und, wenn möglich, der gleichen Anschriften. Wenn eine lange E-Mail- oder Internet-Adresse den Umfang überschreitet, können Sie auch die Größe der Schrift für individuelle Details verkleinern, jedoch nicht unter 8 Punkte. Praxistipp: Sie können den Infoblock auch für private Briefe ausnutzen. Falls Sie keinen Infoblock benötigen, stellt die Norm 5008:2011 eine Referenzzeichenzeile zur Verfügung.

Schlüsselwörter wie "Ihr Schild, Ihre Mitteilung von", "unser Schild, unsere Mitteilung von", "Telefon, Name", "Datum" sollten in Ihrem Brief so verwendet werden, dass der obere Rand der Linie mind. 8,46 Millimeter (zwei Linien in 12 Punkten) unter dem Adressfeld liegt und die entsprechenden Informationen darunter geschrieben werden können. Für die Keywords wird eine Zeichengröße von 8 Punkten vorgeschlagen.

Für zweizeilige Schlüsselwörter wie "Telefon, Name" und die Hauptverbindungsnummer des Betriebes können Sie die Zeichengröße auf 6 Punkte verringern. Haben Sie sich für einen Geschäftsbrief mit Referenzzeichenzeile ausgesprochen und stellen fest, dass die Leitung nicht für die Aufnahme von Kommunikationsdetails ausreichend ist, können Sie eine weitere Kommunikationsleitung wie z. B. "Fax", "E-Mail" oder "Handynummer" anbringen.

Die Felder für die Empfängeradresse und die Kommunikationsleitung sind mit dem Boden bündig: 8,46 Millimeter oder zwei Linien in 12 Punkten über der Bezugslinie. Stellen Sie die gesuchten Schlüsselwörter der Kommunikationsleitung auf der rechten Seite des Eingabefeldes für die Adresse des Adressaten ein, so dass die entsprechenden Informationen in Übereinstimmung mit der letzen Linie des Eingabefeldes für die Adresse des Adressaten stehen.

Das Jahr ist vier-stellig angegeben, das Monats- und Tagesdatum zwei-stellig. Hier sollte der Bildpunkt für die Kontur benutzt werden. Beispiel: Zwischen dem nachfolgenden Textfeld und der Referenzzeichenzeile oder dem Datum im Infoblock liegen zwei leere Zeilen. Das Thema ist der Anfang des Textteils des Geschäftsbriefs. Fügen Sie zwei leere Zeilen in die Referenzzeichenzeile oder den Unterabschnitt ein.

Nach dem Ende des Themas schreibst du keinen Zeitabschnitt. Das Motiv kann mehrere Linien haben und fett oder farbig markiert sein - oder beides. Eine partielle Betreffzeile verweist dann auf einen Teil des Briefes und endet, anders als die Betreffzeile, mit einem Doppelpunkt. Schreibe nicht den Wortlaut des nächstfolgenden Teilthemas in die nächstfolgende Linie, sondern füge ihn selbst ein.

Lieber Dr. Haller, sehr geehrter Professor Haller, sehr verehrte Gratulantin von Haller, sehr verehrte Dr. Sabine Grösse von Haller, Die Begrüßung mehrerer Menschen erfolgt in einer einzigen Linie, sofern die Bezeichnungen nicht sehr lang sind. In einem Geschäftsbrief wird nicht nur die eigenhändige unterschriftliche Bezeichnung verwendet, sondern auch die eigenhändige Signierung, die aus mehreren Bestandteilen zusammengesetzt ist.

In der Regel setzt sich die Signatur eines Geschäftsbriefs aus den nachfolgenden Bestandteilen zusammen: Für längere Spezifikationen oder Firmennamen können Sie den Namen der Firma auf mehrere Linien aufteilen. Ergänzungen (i. A., i. V., ppa.) werden zwischen dem Namen des Unternehmers und der aufgedruckten Wiedergabe des Namens oder vor der aufgedruckten Wiedergabe des Namens in der gleichen Zeihe platziert.

Das Anschreiben schließt dann mit einer Begrüßung, einem Zusatzvermerk (in der Regel), dem Nachtrag, dem Nachtrag, ggf. dem offiziellen Titel des Verkäufers, einer eventuellen Anlage und einem Lieferschein, dem Begriff "Certified", dem Nachnamen der zertifizierenden Person und seinem offiziellen Titel. Wenn Ihr Geschäftsbrief mehr als eine Seitenlänge hat, wird der Buchstabe ab der zweiten Seitenzahl durchnummeriert. Werbeelemente ("PS", "Übrigens") trennen zumindest eine Linie vom vorhergehenden Buchstabenelement, erscheinen aber vor den Geschäftsdetails.

Die Geschäftsdetails finden Sie am Ende des Geschäftsbriefes: Befindet sich in Ihrem Brief die Postadresse des Senders nicht im Eingabefeld für die Rücksendeinformationen, so steht sie in den Geschäftsdaten vor den Informationen über die Betriebsstätte. Wenn Sie den Geschäftsbrief als Vorlage für eine Bestellung nutzen, werden auch die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer berücksichtigt.

Wenn es sich bei Ihrem Betrieb um eine Körperschaft handelt, sollten folgende Informationen am Fuße Ihres Briefes stehen: das Firmenbuchgericht und die Handelsregisternummer, die Abmessungen für die Falzstempel sind abhängig von der Form des von Ihnen gewählten Geschäftsbriefs. Wenn Sie das Formular mit einem kleineren Briefbogen wünschen, dann betragen die Falzmarken von der Oberkante des Blechs 87 Millimeter und von der Unterkante des Blechs 105 Millimeter.

Für die Form B gilt das Gegenteil: Die Oberfalzmarke beträgt 105 Millimeter und die Unterfalzmarke 87 Millimeter.