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mw-headline" id="Allgemeines">Allgemeines[Bearbeiten | < Quelltext bearbeiten]

Der Geschäftsbrief ist ein Dokument, das für die Erstellung, Ausführung, den Abschluß oder die Stornierung eines Geschäftsvorfalls verwendet wird. Geschäftsbriefe, 257 Abs. 2 HGB beschränkt klar und deutlich, sind nur Dokumente, die ein kaufmännisches Geschäft ausmachen. Als Handelsgeschäfte gelten alle Handlungen oder Transaktionen eines Kaufmannes, die zum Betreiben seines Handelsgeschäftes zählen (§ 343).

Hieraus folgt, dass Werbebriefe nur von Händlern im Sinn des HGB verschickt werden können; Schreiben von Privaten mit Geschäftsinhalten werden als Werbebriefe bezeichnet. Auch ein sogenanntes einschneidiges Geschäftsgeschäft ( 345 HGB) zählt zum Geschäftsverkehr, so dass auch die Kommunikation mit Geschäftsinhalten an oder von Privaten als Geschäftsbrief zu betrachten ist.

Jede Schriftverkehr, der dazu bestimmt ist, ein Geschäft einzuleiten (z.B. die Antwort auf ein Angebot), auszuführen (z.B. eine Lieferung) oder zu stornieren (z.B. Stornierung), ist ein Geschäftsbrief in diesem Sinn. Hierzu zählen neben der Post auch Telexe, Nachrichten, Faxnachrichten oder E-Mails; wenn es sich um ein kommerzielles Geschäft handelt, sind diese auch zu den Geschäftsbriefen zu zählen[1] Daher ist im Zusammenhang mit den allgemeinen Beweisvorschriften und den besonderen kaufmännischen und steuerlichen Aufbewahrungsregelungen auch darauf zu achten, dass diese Kommunikationsarten ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Zu den Geschäftsbriefen zählen auch eingehende Rechnungen und Reproduktionen von ausgehenden Rechnungen. Zum Posteingang ist jeder Händler nach 257 Abs. 1 Nr. 2 HGB dazu angehalten, die erhaltenen Werbesendungen ordnungsgemäß zu lagern. Dies betrifft auch den Postausgang, von dem ein Händler eine dem Original entsprechende Kopie der zugesandten Werbesendungen aufbewahren muss (§§ 238 Abs. 1, 257 Abs. 1 Nr. 3 HGB).

Der Aufbewahrungszeitraum für Handelsbriefe ist sechs Jahre ( 257 Abs. 4 HGB) und endet mit dem Ende des Kalenderjahrs, in dem der Geschäftsbrief eingegangen oder versandt wurde (§ 257 Abs. 5 HGB). Erhaltene Geschäfts- und Handelsbriefe sowie die Vervielfältigung der zugesandten Geschäfts- und Handelsbriefe sind 6 Jahre lang nach § 147 Abs. 3 AO zu archivieren.

Der Beginn der Schutzfrist ist auch hier das Ende des Kalenderjahrs, in dem der Geschäfts- und Firmenbrief eingegangen oder versandt wurde (§ 147 Abs. 4 AO). Die handelsrechtlichen Mindestangaben in einem Geschäftsbrief finden Sie unter Druckverpflichtung und Geschäftsbrief.