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Firmenbrief

Brief wechsel im Arbeitszimmer - Wer darf Geschäfts- und Privatpost aufmachen? Wir beschäftigen uns heute mit dem Themenbereich Korrespondenz im Konzern und stellen die Fragen, wer welche Buchstaben überhaupt aufschlagen darf. Im Regelfall haben Firmen eigene Regeln für den Umgang mit der Eingangspost. Im Allgemeinen kann man jedoch feststellen, dass "normale" Sendungen ( "normale" Sendungen (Infopost, Broschüren, Kataloge, Geschäftsbriefe, Fakturen, etc.) von jedem Mitarbeitenden des Unternehmens empfangen werden können.

Das heißt aber nicht, dass die Filiale auch von jedem Angestellten eröffnet werden kann! Bei Sonderbriefen, wie der Übergabe von Einschreiben, der Lieferung per Nachname oder bei Dokumenten mit der Aufschrift person. Es muss jedoch explizit darauf hingewiesen werden, dass persönlich zu übergebende Gegenstände dem Beauftragten ausgehändigt werden können. Formulare für die Bevollmächtigung sind in den Postfilialen verfügbar.

Dabei kann der Beauftragte alle an den Adressaten gerichtete Lieferungen entgegennehmen. Im Lieferumfang enthalten sind persönliche Gegenstände sowie Versand- und Zahlungshinweise. Wofür steht das Brief- und Korrespondenzgeheimnis? Sämtliche Briefstücke fallen unter das Brief- und Sendungsgeheimnis. Die Geheimhaltung der Korrespondenz erstreckt sich auch auf gesperrte Mitteilungen und Dokumente außerhalb des Postdienstes. Die Postgeheimnisse schützen alle Postsendungen, solange sie sich in der Hand der zuständigen Poststelle sind.

Sämtliche Mitarbeitenden sind dem Briefgeheimnis unterworfen. Welche Grundsätze gelten für das Unternehmensgeheimnis in Bezug auf das Briefgeheimnis? Hier ist festgelegt, dass alle an die Gesellschaft gerichteten Schreiben von autorisierten Arbeitnehmern (Postbeamte, Sekretärin, etc.) aufgemacht werden können. Mail dagegen, die als personenbezogen markiert ist, darf nur vom entsprechenden Adressaten eröffnet werden.

Zu diesem Zweck sollte der Brief mit "persönlich" oder "vertraulich" gekennzeichnet werden. Derjenige, der unbefugte Schreiben aufschlägt, tut dem Briefgesheimnis weh und macht sich damit unter Strafe. Wenn zuerst der Unternehmensname und dann der Familienname der betreffenden Personen erwähnt wird, kann der Brief eröffnet werden. Wenn zuerst der Namen der Person und dann das Unternehmen erwähnt wird, kann der Brief eröffnet werden.

Allerdings haben viele Unternehmen die innere Regel, dass solche angesprochenen Schreiben als persönliche und nicht als Unternehmensbriefe betrachtet werden. Wie solche E-Mails also zu behandeln sind, richtet sich nach den unternehmensinternen Regeln des Managements. Wenn zuerst der Unternehmensname, dann "vertraulich", "persönlich", "persönlich", "persönlich" usw. mit Name erwähnt wird, darf der Brief nur vom Adressaten gelesen werden.

Andernfalls handelt es sich um eine Missachtung des Postgeheimnisses. Oder: Der Umgang mit eingehender Mail wird in der Regel von jedem einzelnen Anbieter selbst bestimmt. Schreiben an die Geschäftsleitung sollten ungeöffnet an die betroffene Personen weitergegeben werden, da sie möglicherweise vertrauliche Informationen beinhalten. Im Prinzip gilt das gleiche wie im gewöhnlichen Geschäft, d.h. dass Schreiben von einer dritten Partei eröffnet werden können.

Wenn der Beitrag jedoch mit einer Vertraulichkeitserklärung markiert ist, darf er nicht eröffnet werden. Was für eine Mail kann der Boss oder der Superior aufschlagen? Jede E-Mail, es sei denn, sie ist mit einem Vertraulichkeitshinweis markiert. Wenn die Notiz vom Chefarzt oder dem Vorgesetzten vertraulich, personenbezogen usw. missachtet wird, verstößt er gegen die Geheimhaltung des Schreibens. Die Eingangspost wird in den meisten Unternehmen von einem autorisierten Vertreter, dem Generalsekretariat oder der Schweizerischen Nationalbank vorselektiert, eröffnet und aufbereitet.

Wenn es keine internen Vorschriften gibt, kommt es oft vor, dass E-Mails aus Mangel an Wissen und Gewissen aufgemacht werden. Um sicherzustellen, dass vertrauliche Daten oder personenbezogene Sendungen nicht von Unbefugten eingesehen werden können, ist es notwendig, eindeutige unternehmensinterne Regeln für den Umgang mit eingehenden Sendungen festzulegen. Welcher Brief darf offen und welcher ungeöffnete Brief soll an den Adressaten weitergeleitet werden. Regeln für den Umgang mit E-Mails bei Abwesenheit: Welche E-Mails dürfen von wem und von wem eröffnet werden?

Was sind die Konsequenzen einer Missachtung des Postgeheimnisses? Wer nicht berechtigt ist, E-Mails zu eröffnen, ist strafrechtlich verfolgt. Wenn die Geheimhaltung des Schreibens missachtet wird, kann dies mit einer Geldstrafe oder einer Gefängnisstrafe ahnden. Grundvoraussetzung dafür ist in der Regelfall die Missachtung der Geheimhaltungspflicht des zur Kenntnis gebrachten Schreibens. Das Öffnen der Eingangspost sollte prinzipiell nur von autorisierten Stellen erfolgen.

Bevollmächtigte in Unternehmen werden von der Geschäftsleitung oder einem Zeichnungsberechtigten bestellt. Darüber hinaus ist es unerlässlich, die Adresse sorgfältig zu überprüfen (siehe die obigen Beispiele), um ein unbefugtes Öffnen von Briefen zu verhindern. Auch die unternehmensinternen Regelungen für den Posteingangsverkehr sollten berücksichtigt werden. Nach einer Modellberechnung des Wissenschaftsausschusses wird es bis 2020 keine positivere Tendenz auf dem dt. Briefgeschäft mehr geben.

Den stärksten Einbruch erwarten wir in den Geschäftsfeldern Geschäfts- und Privatpost (1,8 bis 4,8 %). Das globale Sendungsvolumen betrug 2008 434 Mrd. Sendungen, während es 2011 um 16% auf 364 Mrd. Sendungen zurückging. Diese Änderung hat für die Postgesellschaften zur Folge, dass Maßnahmen zur Erweiterung und Restrukturierung von Geschäftsbereichen erforderlich sind.

Das Modell in diesem Gebiet ist die Französiche Poste mit der Zustellung von Arzneimitteln ("Portage de Medicaments") oder "Bonjour Facteur!

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