Erstattung Fortbildungskosten durch Arbeitgeber

Übernahme der Ausbildungskosten durch den Arbeitgeber

Der Vorteil, den der Mitarbeiter durch seine Aus- und Weiterbildung erlangt hat. Häufig ist es den Arbeitgebern erlaubt, Bildungsmassnahmen unentgeltlich zu erteilen. - Steuer-Bürger-Blog

Das lebenslange Lernens ist ein Konzept, die betriebliche Weiterqualifizierung ist in Phasen des Mangels an qualifizierten Arbeitskräften mehr als erwünscht. Die Arbeitgeber kennen auch die Spuren der Zeit und tätigen mehr Investitionen in die Ausbildung der Beschäftigten oder vergüten ihnen die Ausbildungskosten. Im letzteren Falle ist die Erstattung für den Beschäftigten nicht zu versteuern, wenn und nur dann, wenn diese Trainingsmaßnahmen im übergeordneten Unternehmensinteresse stattfinden.

Dabei ist es nicht ausschlaggebend, ob die Trainingsmaßnahmen am Standort, in der Unternehmenszentrale, in externen Anlagen oder von externen Unternehmern ausgeführt werden. Mit den Richtlinien zur Änderung der Lohnsteuer 2011 (LStÄR 2011) wurde ein wichtiges Detaillierungsmerkmal verändert. Bisher war die Steuerbefreiung nicht anwendbar, wenn die Aus- und Weiterbildung von einem Drittinstitut für die Kosten des Mitarbeiters durchführt wurde.

Wenn der Arbeitgeber diese Aufwendungen ganz oder zum Teil übernommen oder an den Mitarbeiter erstattet hat, standen ab 2008 steuerpflichtige Löhne zur Verfügung und der Mitarbeiter konnte seine Aufwendungen als einkommensbezogene Aufwendungen geltend machen. In diesem Fall ist es nicht möglich, die Auslagen zu erstatten. Nun die Änderung: Nach der neuen Lohnsteuerrichtlinie 2011 führt die Aus- und Weiterbildung des Unternehmers nicht mehr zum Lohn, wenn die Abrechnung auf den Mitarbeiter lautet.

Ausschlaggebend ist nur, dass die Massnahme im überwältigenden Interessen des Auftraggebers erfolgte. Beispielsweise muss der Arbeitgeber im Voraus zugestimmt haben, die anfallenden Aufwendungen zu übernehmen oder sie allgemein oder für diese spezielle Ausbildungsmaßnahme zu erstatten. Darüber hinaus muss der Arbeitgeber den Betrag der Überweisung auf der ursprünglichen Abrechnung vermerken und eine Abschrift dieser Abrechnung auf sein Gehaltskonto bringen.

Auf diese Weise will die Finanzverwaltung verhindern, dass der Mitarbeiter in seiner Einkommenssteuererklärung einkommensbezogene Ausgaben für eine Ausbildungsmaßnahme beansprucht, für die er aus wirtschaftlicher Sicht keine Ausgaben hatte. Mit dieser Umstellung können sich die Mitarbeiter einfacher für Schulungen registrieren.

Tilgungsvereinbarungen für Ausbildungskosten

Bürgerlichen Gesetzbuches und sind vor allem dann wirkungslos, wenn sie den Mitarbeiter unzumutbar nachteilig beeinflussen. Individuelle vertragliche Regelungen, die den Mitarbeiter im Falle seines Ausscheidens aus dem Beschäftigungsverhältnis zur Mitfinanzierung der vom Arbeitgeber übernommenen Weiterbildungskosten zwingen, sind nach der ständigen Rechtmäßigkeit des BAG allgemein erlaubt und führen in der Regel nicht zu einer unangemessenen Diskriminierung des Mitarbeiters.

Mit diesem berechtigten Recht kann der Arbeitgeber von einem frühzeitig ausscheidenden Arbeiter die gesamten oder einen Teil der Ausbildungskosten als Entschädigung für seine Finanzausgaben zurückfordern. Andererseits besteht das Bedürfnis des Mitarbeiters, seinen Job ungehindert ausüben zu können, ohne mit der Erstattungslast in Berührung gekommen zu sein.

Auf Seiten des Mitarbeiters besteht das Bestreben, seine eigenen Chancen auf dem Arbeitsmarkt durch Qualifizierung zu erhöhen und sich nur in dem Maße für den Arbeitgeber zu engagieren, das im Hinblick auf seine Ausgaben angemessen ist. Auch der Nutzen der Schulung und die Laufzeit des Engagements müssen verhältnismäßig sein.

Gemäß der ständigen Praxis des BAG hängt der erlaubte Verpflichtungsumfang vor allem von der Zeitdauer der Aus- oder Weiterbildungsmaßnahme, aber auch von der Qualifizierung der erlangten Qualifikationen ab. Im Falle einer Ausbildungszeit von bis zu einem Kalendermonat ohne Leistungspflicht und Entgeltfortzahlung ist grundsätzlich eine Verpflichtungsperiode von bis zu sechs Kalendermonaten, eine Verpflichtungsperiode von einem Jahr für eine Ausbildungszeit von bis zu zwei Kalendermonaten, eine Verpflichtungsperiode von zwei Jahren für eine Ausbildungszeit von drei bis vier Kalendermonaten, eine Verpflichtungsperiode von bis zu drei Jahren für eine Ausbildungszeit von sechs Kalendermonaten bis zu einem Jahr und eine Verpflichtungsperiode von fünf Jahren für eine Ausbildungszeit von mehr als zwei Jahren statthaft.

Wenn eine Schulung aus mehreren Unterrichtsstunden zusammengesetzt ist, werden für die Ausbildungsdauer nur die Perioden berücksichtigt, in denen der Mitarbeiter an der Schulung teilnehmen musste. Die Tilgungsklausel ist nur dann eine ausgeglichene Gesamtbestimmung, wenn der Mitarbeiter selbst die Möglichkeit hat, sich der Tilgungsverpflichtung zu entziehen, indem er dem Unternehmen gegenüber loyal bleibt.

Daher muss die Tilgungsvereinbarung immer nach dem Austrittsgrund des Mitarbeiters vor Ende der Verpflichtungsperiode differenzieren. Das betrifft sowohl die Auflösung des Anstellungsverhältnisses durch Auflösung als auch im Falle einer gütlichen Auflösung des Vertrages durch eine Aufhebungsvereinbarung. Ungültig ist eine Tilgungsvereinbarung, nach der der Mitarbeiter bei Auflösung des Anstellungsverhältnisses unabhängig vom Kündigungsgrund die Ausbildungskosten zu erstatten hat.

Scheidet der Mitarbeiter auf eigenen Verlangen vor dem Ende der erlaubten Bindungsdauer aus dem Betrieb aus oder kündigt der Arbeitgeber aus verhaltensbedingten Gruenden, ist eine Rückzahlungspflicht nicht zumutbar. Es ist jedoch auch zu beachten, dass nicht jede Entlassung durch den Mitarbeiter zu einer Rückzahlungspflicht impliziert.

Wenn das Beschäftigungsverhältnis vom Mitarbeiter aus einem vom Arbeitgeber festgelegten Grund, wie z.B. einer Vertragsverletzung des Unternehmers durch Beendigung, zu Recht gekündigt wurde, erlischt auch die Rückzahlungsverpflichtung des Mitarbeiters vollständig. Gemäß der ständigen Praxis des BAG ist die Erstattung der Trainingskosten für den Mitarbeiter im Fall einer Betriebskündigung nicht sinnvoll.

Die Frage, ob eine Rückzahlungspflicht auch dann vorliegt, wenn das Anstellungsverhältnis aus persönlichen Erwägungen (z.B. Erkrankung des Mitarbeiters ) gekündigt wird, ist vom Obersten Gerichtshof jedenfalls noch nicht geklärt. Vieles deutet jedoch darauf hin, dass das BAG eine Rückzahlungspflicht des Mitarbeiters für ungeeignet hält, jedenfalls wenn es sich um solche Gründe handelt, die in der Praxis nicht vom Mitarbeiter zu vertreten sind, wie z.B. eine Erkrankung.

Dies liegt daran, dass die frühere Judikatur eine Rückzahlungspflicht bisher nur dann für sinnvoll hielt, wenn die frühzeitige Kündigung des Anstellungsverhältnisses allein auf die Tätigkeit des Mitarbeiters zurückging. In jedem Fall sollte der Mitarbeiter das Unternehmen verlassen, wenn die Kündigung oder der Misserfolg der Schulung auf die geistige Überlastung des Mitarbeiters zurückgeht oder wenn er trotz aller Bemühungen in der Abschlussprüfung durchfällt.

Richtig ist jedoch im Fall der Nichtexistenz eine Rückzahlungspflicht des Mitarbeiters in jedem Fall möglich sein muss, wenn der Mitarbeiter seine geistigen Fähigkeiten durch schuldhaftes Nichtgebrauch lassen will. Der Arbeitgeber hat den Mitarbeiter ab dem Zeitpunkt des Abschlusses einer Tilgungsvereinbarung über alle Konsequenzen, die sich aus dem Abschluß einer Tilgungsvereinbarung ergaben, deutlich und anschaulich zu informieren.

Gemäß der ständigen Praxis des BAG erfüllt eine Tilgungsklausel das Transparenzerfordernis nur dann, wenn die zu ersetzenden Aufwendungen in Bezug auf Grund und Betrag aufgeführt sind. Allerdings ist der Arbeitgeber nicht dazu angehalten, die genaue Summe der Ausbildungskosten bei Vertragsabschluss zu quantifizieren. Diese Informationen müssen es dem Erwerbstätigen ermöglichen, das Risiko der Rückzahlung zu beurteilen.

Daher muss der Arbeitgeber mindestens Angaben zur Beschaffenheit und Berechnungsgrundlage der zu ersetzenden Aufwendungen machen. Einerseits können Arbeitgeber nur den tatsächlichen Ausgabenbetrag zurückfordern, aber nicht mehr als den zugesagten Wert. Je längerer sie im Betrieb verbleiben und je mehr der Arbeitgeber von ihrer Beteiligung profitieren kann, desto niedriger sind die Ausbildungskosten für die Mitarbeiter.

In der Tilgungsvereinbarung muss daher eine anteilige Reduzierung des Tilgungsbetrages vorgesehen sein, wodurch in der Regel die Reduzierung des Tilgungsbetrages pro Monat Aufenthalt im Anstellungsverhältnis regelmässig festgestellt wird. Laut Fallrecht des BAG bedeuten ineffektive Tilgungsklauseln, dass die Rückzahlungspflicht des Mitarbeiters generell aufgehoben wird. Eine Kostenübernahme durch den Mitarbeiter kann nur in Erwägung gezogen werden, wenn der Arbeitgeber umfassende gesetzliche Gesichtspunkte berücksichtigt hat.

Weil die Nichtwirksamkeit einer Tilgungsvereinbarung dazu führen kann, dass der Arbeitgeber langfristig die kompletten Aus- und Weiterbildungskosten zu übernehmen hat.

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