Anfrage per Email Muster

Hotelbuchung: Angebote, Reservierungsbestätigung und Abrechnung - Template

Durch standardisierte, professionelle E-Mails werden Anforderungen mit geringem Zeitaufwand zu festen Buchen. Ebenso ist die Erstellung und Versendung Ihrer Hotel-, Appartement- oder Ferienwohnungsrechnungen unkompliziert und zeitnah. Mit der Gestaltung der E-Mail-Vorlagen haben Sie ein eigenes Programm, mit dem Sie Ihre Offerten, Buchungsvertätigungen und Fakturen sehr komfortabel und unkompliziert gestalten und senden können, ohne Umwege zwischen verschiedenen Anwendungen und ohne Copy-Paste-Akrobatik.

Wenn Sie eine E-Mail schicken möchten, drücken Sie den Button "E-Mail senden" oben in der Reservation in der mittleren Spalte der Seiten. Die zugehörige Schablone kann nun hier angewählt werden. In wenigen Augenblicken erstellt man ein Offerte, sendet eine Reservierungsbestätigung oder erstellt eine Rechung und sendet sie per e-Mail.

Auf diese Weise können Sie Anfragen per E-Mail unterdrücken. Der Textbaustein ist durchnummeriert und wird in der Schablone durch die Textbausteinnummer zusammen gehalten (z.B.: "tb11347"). Sie können die Templates in den Sprachen erstellen, die Sie für Ihr Haus festgelegt haben. Zum Verfassen von Texten in fremden Sprachen wird das Werk Korrespdenz im Hotel: Musternbriefe und Bausteine von Claudia Göckel dringend empfohlen.

Dies sind Module, die die veränderlichen Angaben aus der Buchung und aus dem Gästedatensatz (Ankunftsdatum, Abfahrtsdatum, aufgezeichnete Produktlinien und Produkte) in die E-Mail-Vorlage übernehmen. Folgende Funktionsbausteine gibt es: Produktfotos - zum Einsetzen der Objektbilder (aus den Produktkategorien) in die Schablone - werden meist für Angebote verwendet. Zimmeradresse Für Anbieter von Appartements oder Ferienappartements ist das zugeordnete "Zimmer" in der Hotelsoftware oft eine Wohnung, deren exakte Anschrift dem Mieter vor Anreise mitgeteilt werden soll.

Aus der Raumzuordnung in der Buchung wird die exakte Anschrift und Anfahrtsbeschreibung aus der Raumzuordnung in die Mustervorlage übernommen. Beispielsweise gibt es eine automatisierte E-Mail für das Ausfüllen des digitalen Anmeldeformulars durch die Besucher vor ihrer Anreise, so dass alle Angaben bereits beim Check-in hinterlegt sind. Rechnungsanhang - Soll eine aus der Buchung erstellte Eingangsrechnung an die E-Mail beigefügt werden?

Der Rechnungsversand erfolgt im PDF-Format und wird beim Versenden der E-Mail als Anhang versendet. Rechnungs-Klick-Tracking - Wenn Sie die E-Mail-Vorlagen zum Versenden von Marketing-E-Mails nutzen, können Sie Google Analytics Kampagnen-Tracking aktivieren. ohne Bankverbindung - Diese Funktion wird mit größerer Wahrscheinlichkeit für Marketing-E-Mails verwendet. Mit der Automailer-Funktion können Sie die Vorlagen-E-Mails auch automatisch und zeitlich gesteuert versenden:

Die Disposition kann zeitlich gesteuert werden. Auf dieser Seite finden Sie das Beispielangebot für eine Hotelbuchung, das Muster einer Reservierungsbestätigung und das Muster für den Rechnungsstellung. Dies kann bis zu dem Moment geschehen, in dem der anfordernde Kunde Ihnen eine Buchungsanfrage für den erhaltenen Zeitabschnitt beantwortet. Sie sind damit gesichert und müssen die Reservation nicht mehr als verbindlich akzeptieren.

Anhand dieser Muster können Sie Ihre Reservierungsbestätigung versenden. Anhand dieser E-Mail-Vorlage wird die Abrechnung über die Anmietung der Wohnung, des Hotelzimmers bzw. der Wohnung als PDF-Anhang mit der E-Mail als Anlage verschickt.